本業以外のタスクを得手不得手考えずに全部任せられる ラフノート株式会社さま
タイムクラウド株式会社／ラフノート株式会社
代表取締役 西小倉 宏信さま
インタビュアー 弊社代表 秋沢崇夫
今回は時間共有ツール「TimeCrowd」の開発・運営を行うタイムクラウド株式会社／ラフノート株式会社さんに、どんな課題があったのか、依頼している業務、どういう使い方をしているのか、どういう効果があったかなど、HELP YOUの評判をインタビューしてきました。
時間のロスを解消 様々な得意分野を持つアシスタント集団だからこそ
御社が提供されている時間管理ツール「TimeCrowd」は、弊社でも導入させていただいています。詳しい業務内容を教えていただけますか？
タイムクラウド株式会社では、時間共有ツール「TimeCrowd」の開発・運営を行っています。ラフノート株式会社では、その「TimeCrowd」やサイボウズの「kintone」、「ChatWork」などを活用した受託開発を中心に行っています。
今年の10月に「TimeCrowd」の運営会社を「ラフノート株式会社」から「タイムクラウド株式会社」に変更されましたが、新会社設立の経緯をお伺いできますか？
ユーザーに対するコンセプトも大事なのですが、「TimeCrowd」で一番重要なことは、保存したデータが消えないことだと思うんです。ウェブサービスにとって唯一の重要かつ難しい課題が、サービス維持だと思います。弊社では「TimeCrowd」の他にも受託開発等の事業を行っていますが、他の事業との兼ね合いで継続できなくなる可能性があるというのは良くないと思っています。そんな経緯から、「TimeCrowd」を他事業と切り離して独立させ、サービスの安定性を目指しました。
それを伺うとサービスへの安心感が増しますね。社員の方は今何名いらっしゃいますか？皆さんリモートで働かれているのでしょうか？
北海道、千葉、東京、大阪、広島在住の6人です。エンジニアがほとんどですね。
まさにリモートワーカーのチームなのですね。採用の際、面接はSkypeで行うのですか？
僕が直接会いに行きます。「会うことが最高だからこそリモートワーク」というブログ記事を書いたことがあるのですが、リモートワークのデメリットが「会えないこと」だったら、自分から会いに行けばよい。どこにいても仕事ができることがリモートワークの良さなんだから。そう考えています。僕自身、自宅は大阪なので、東京に来ているのは人と会うためだけなのですよね。今は「Airbnb」などを利用すればかなり安く泊まれますし。
社内のミーティングはいつもオンラインで？
そうですね。以前は制限時間を設けずに、ミーティング参加者全員が話すようにしていたのですが、そうすると自然と時間が長くなってしまいます。そのため今は、毎週月曜の11時から、「30分だけ」と時間を決めて、やるようにしています。前半は、チームごとのリーダーが各２分ぐらいで進捗報告。後半は、「TimeCrowd」に保存された社内外のメンバー2～30人の１週間の動きを、15分で振り返る。その中で 気になる人がいたら本人や窓口担当者に発言を振る。テンポ良く行っています。
社員全員がリモートワークで、かなり生産性の高い働き方をされているようですが、そんな中なぜ「HELP YOU」を利用しようと思われたのですか？
社員はほぼ全員エンジニアなので、バックオフィス業務を任せることができなくて、ずっと僕自身がやっていました。その時間がもったいないと思って他の社員に頼んだりもしたのですが、社員の得手不得手に関係なくタスクを頼む形になってしまう。その点「HELP YOU」では、その業務が得意な人が担当するシステムになっているからすごく良いなと思います。
マネジメントの手間がほとんど必要なく自ら動いてくれるチーム
どんな時に使って良かったと思いますか？
チームで担当してくれるので、万が一担当してくれているアシスタントさんの誰かが交代せざるを得ない状況になっても、「HELP YOU」内の他のメンバーが引き継いでくれるという安心感があります。継続して依頼できるということは、サービスの根幹だと思うんですよね。1人の担当者のみに任せていると、交代となった時の引き継ぎにパワーを取られてしまいますから。
バックオフィス業務に関しては、社員１人の立ち上げ期は、自分ですべてをまかなえても、10人以上になると社内に専任が必要になる感覚だと思うんです。そうすると、「HELP YOU」は社員2～10人ぐらいの企業に最適のサービスだと思います。2～10人ぐらいの時期というのはちょうどフェーズが変わる時期でもあり、いろいろなデスクワークが生じてくる時期でもあります。僕自身も「やることがたくさんあるのに本質と違うところで労力と時間を使わないといけない」という経験をしました。
「HELP YOU」と他のクラウドソーシングの違いは、どこにあると思われますか？
クラウドソーシングは他にも利用していますが、難しい部分も多いと感じています。営業部門が仕事をとってきて社内で割り振るようなかつての形からすると、クラウドソーシングはその手順を省略し、ワーカーと直にやりとりができるようになったという利点があります。その一方で、登録ワーカーの中にはスキルが高くてもコミュニケーションをとりにくい方もいて、途中で連絡が取れなくなるなど、結局使ってみたらうまくいかなかったケースもありました。また、他のクラウドソーシングだとマネジメントは発注側がしないといけませんが、「HELP YOU」だとその必要がなく、自走していくのですごくありがたいです。
作業系の仕事を安心して任せられるので、社員の負担が減った
HELP YOU」を利用してみて、予想していたことと違った点などはありますか？
ネガティブな「違う」というのは本当にないですね。「HELP YOU」がないと仕事が回らないほどです。現在「HELP YOU」には「TimeCrowdブログ」の記事作成の一部やカスタマーサポートの補助、ヘルプページの作成補助などを依頼しています。ブログに関しては、毎日のように記事をアップすることができていますが、これは社員だけでは考えられません。
一番良かったなと思うことは、社員が本来やるべき仕事に集中できるようになったことです。社員のほとんどはエンジニアで開発業務をしているので、広報など開発以外の業務が、ひとりのディレクターに集中してしまう状況がありました。「HELP YOU」を利用するようになってからは、ディレクターが多岐にわたる業務をどう進めるかというところに注力できるようになりました。
御社ブログについては担当アシスタントたちも楽しく取り組ませてもらっています。御社と「HELP YOU」は通じるところもあり、良いシナジーが生み出せていると感じています。
「リモートワーカーの働き方を改善しようと思っている人たちに、共感してもらえるブログを」というコンセプトが根底にあるので、比較的自由に書いてもらっています。毎回レビューするのが楽しみです。
今後「HELP YOU」に望まれることや、こうしたらいいのではということがありますか？
「なんでもできます」というよりも、できないことが明確になっているといいと思います。例えば、この規模までなら「HELP YOU」で受けられますが、さらにコストをかけるなら専門の会社と提携して、そこにお繋ぎしますよ、とか。「HELP YOU」のチーム制には既に安心感がありますが、さらに拡大して全体像を見せることで、より安心してお願いできるようになるのではと思います。
編集後記
新たに「タイムクラウド株式会社」を立ち上げ、よりサービス充実を目指す西小倉さん。ブログやカスタマーサポートなど社員だけでは手が回らなかった部分を「HELP YOU」に任せることで、社員の方は本来行うべき業務に注力できるようになったそう。「TimeCrowd」をはじめ事業のさらなる発展につながるよう、「HELP YOU」をご活用いただけたらと思います。